先确认资料来源与可使用范围
整理题库时，先记录现有资料的来源、科目、适用课程与使用范围。优先使用机构有权使用的真实资料，避免把来源不明的内容直接作为对外产品。
题库管理软件和题目内容是两项需要分别确认的事项。咨询软件时，可以先说明已有资料类型与管理需求，不必在初次沟通中提交完整题目内容。
形成一致的资料目录
- 按职业、科目或课程建立便于理解的分类。
- 说明现有资料采用的文件格式及题型。
- 标记资料版本、维护时间与负责人员。
- 将待核对、在用与暂不使用的资料作清楚区分。
用小样例验证整理方式
可以先选择一小部分不涉密、可使用的样例，核对不同来源的资料是否能够按相同规则整理。遇到缺少答案、内容重复或版本不清的情况，先记录问题，再安排维护。
如果准备使用题库管理软件，应逐项确认资料格式、功能范围与导入整理工作由谁承担，不把人工整理服务默认算进软件订阅。
把日常维护安排写下来
题库整理完成后，仍需要明确谁负责新增与调整、怎样保留版本、怎样通知相关人员。软件适配也应围绕这些实际工作来确认。
宜倍题库管理系统面向职业培训学校的资料管理与维护需求。具体题型、格式、使用方式与服务范围，可在产品沟通时逐项核对。
本文为业务沟通参考。具体软件功能、服务范围与交付安排，以双方确认的产品及服务清单为准。